Tartalomjegyzék:
1. A Szabályzat célja és hatálya
Cél
Jelen Szabályzat célja, hogy meghatározza a Honda Motor Europe Limited Magyarországi Fióktelepénél (a továbbiakban: „DREAM PLUS 2006 KFT.”) vezetett nyilvántartások működésének törvényes rendjét, valamint biztosítsa az adatvédelem alkotmányos elveinek, az adatbiztonság követelményeinek érvényesülését, és megakadályozza a személyes adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést, az adatok megváltoztatását és jogosulatlan nyilvánosságra hozatalát.
Jelen Szabályzat az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: „Infotv.”) előírásai alapján készült, azonban elkészítése során a DREAM PLUS 2006 KFT. a közeljövőben hatályba lépő új Európai Uniós adatvédelmi rendelet (az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 Rendelete; a továbbiakban: „GDPR”) által bevezetendő szabályozásra is tekintettel volt.
Hatály
Jelen Szabályzat hatálya kiterjed a DREAM PLUS 2006 KFT. minden egyes szervezeti egységénél folytatott, a DREAM PLUS 2006 KFT. ügyfeleinek személyes adatait érintő valamennyi adatkezelésre.
2. Alapfogalmak
„érintett”
érintettnek minősül bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy - közvetlenül vagy közvetve - azonosítható természetes személy (Infotv. 3. § 1. pont; GDPR 4. cikk 1. pont).
„Személyes adat”
Személyes adatnak minősül az érintettel kapcsolatba hozható adat - különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés (Infotv. 3. § 2. pont; GDPR 4. cikk 1. pont).
Személyes adatok az azonosító és a leíró adatok:
„Adatkezelés” az alkalmazott eljárástól függetlenül az adaton végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adat további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése (Infotv. 3. § 10. pont; GDPR 4. cikk 2. pont).
„Adatkezelő” az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adat kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajtatja (Infotv. 3. § 9. pont; GDPR 4. cikk 7. pont).
„Adatfeldolgozás” az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adaton végzik (Infotv. 3. § 17. pont; GDPR 4. cikk 8. pont).
„Adatfeldolgozó” az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely szerződés alapján - beleértve a jogszabály rendelkezése alapján kötött szerződést is - adatok feldolgozását végzi (Infotv. 3. § 18. pont; GDPR 4. cikk 8. pont).
„Adatvédelmi incidens” a személyes adat jogellenes kezelése vagy feldolgozása, így különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés (Infotv. 3. § 26. pont; GDPR 4. cikk 12. pont).
3. Az adatkezelések szabályai
Elvek
A DREAM PLUS 2006 KFT. és szervezeti egységei gondoskodnak arról, hogy a személyes adatok
A DREAM PLUS 2006 KFT.-nek és szervezeti egységeinek meg kell felelniük a fenti elveknek, és képesnek kell lenniük e megfelelés igazolására (elszámoltathatóság elve).
Az adatkezelések fő szabályai
Személyes adat a DREAM PLUS 2006 KFT. által akkor kezelhető, ha
Az érintettel az adat felvétele előtt közölni kell az adatkezelés célját, valamint azt, hogy az adatkezelés önkéntes hozzájáruláson alapul vagy azt törvény, illetve helyi önkormányzat rendelete közérdeken alapuló célból rendelte-e el.
Kötelező adatkezelés esetén meg kell jelölni az adatkezelést elrendelő jogszabályhelyet.
Az érintettel az adat felvétele előtt közölni kell továbbá a releváns adatkezelés jelen Szabályzat 1. sz. mellékletében meghatározott minden részletét.
4. Belső adatvédelmi felelős (adatvédelmi tisztviselő)
A belső adatvédelmi felelős (adatvédelmi tisztviselő) kinevezése
A DREAM PLUS 2006 KFT. jelen Szabályzattal belső adatvédelmi felelőst (adatvédelmi tisztviselőt) nevez ki.
A DREAM PLUS 2006 KFT. belső adatvédelmi felelőse (adatvédelmi tisztviselője): Kőhalmi Norbert
Levelezési cím: 1013 Budapest Attila út 14.-16.
E-mail: shop@hondadream.hu
A belső adatvédelmi felelős (adatvédelmi tisztviselő) feladatai
A belső adatvédelmi felelős (adatvédelmi tisztviselő) feladatai a következők:
5. Belső adatvédelmi nyilvántartás
A DREAM PLUS 2006 KFT. belső adatvédelmi felelőse (adatvédelmi tisztviselője) útján az adatvédelmi incidensekkel kapcsolatos intézkedések ellenőrzése, valamint az érintett tájékoztatása céljából nyilvántartást vezet, amely tartalmazza:
6. Adatbiztonsági rendszabályok
Az adatbiztonság megvalósítása érdekében a DREAM PLUS 2006 KFT. az adatkezelési műveleteket úgy tervezi meg és hajtja végre, hogy a jogszabályok és az adatkezelésre vonatkozó más szabályok alkalmazása során biztosítsa az érintettek magánszférájának védelmét.
A DREAM PLUS 2006 KFT. megteszi továbbá azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítja azokat az eljárási szabályokat, amelyek a jogszabályok, valamint az egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.
Ennek biztosítása érdekében a személyes ügyfél-adatokat tartalmazó informatikai rendszereket csak megfelelő szintű hozzáférés-jogosultsággal rendelkező személyek használhatják. A hozzáférés-jogosultság magában foglalja azt az elvet is, hogy kizárólag olyan terjedelmű hozzáférést kapnak az informatikai rendszert használók, amely a munka elvégzéséhez elengedhetetlenül szükséges és csak azok a személyek, akiknek az adatok kezelése és feldolgozása munkaköri feladata. Ezen hozzáférés-jogosultságokat és azok szintjeit a DREAM PLUS 2006 KFT. ciklikusan felülvizsgálja.
Az adatbiztonság megvalósítása érdekében DREAM PLUS 2006 KFT. garantálja, hogy illetéktelen személyek fizikailag nem férhetnek hozzá sem a papíralapú, sem pedig az informatikai rendszer egyetlen eleméhez sem.
Az adatbiztonsági rendszabályok érvényesítése érdekében a szükséges intézkedéseket meg kell tenni mind a manuálisan kezelt, mind a számítógépen tárolt és feldolgozott személyes adatok biztonsága érdekében.
Számítógépen tárolt adatok
A számítógépen, illetve hálózaton tárolt személyes adatok biztonsága érdekében, különösen az alábbi intézkedéseket kell foganatosítani:
Tükrözés: A hálózati kiszolgáló gép személyes adatok elvesztésének elkerülésére folyamatos tükrözéssel biztosítható egy tőle fizikailag különböző adathordozón.
Biztonsági mentés: A személyes adatokat tartalmazó adatbázisok aktív adataiból rendszeresen kell külön adathordozóra biztonsági mentést készíteni. A biztonsági mentést tartalmazó adathordozót tűzbiztos fémkazettában kell őrizni. A számítógépen tárolt adatokat a jelen Szabályzat 2. sz. mellékletében található mentési szabályzatának megfelelően kell menteni.
Hozzáférés-védelem: Az adatokhoz kizárólag megfelelő személyazonosítás után lehet hozzáférni (legalább felhasználónév és jelszó). A hálózati források kizárólag érvényes felhasználónév és jelszó használatával érhetők el. A jelszavakat rendszeresen módosítani kell. A rendszer adminisztrátora legalább kéthetente köteles új jelszót megadni, az adminisztratív munkát ellátó felhasználók pedig legalább 40 naponta kötelesek megváltoztatni jelszavukat.
Hálózati védelem: A mindenkor rendelkezésre álló számítástechnikai eszközök
felhasználásával meg kell akadályozni, hogy adatokat tároló, hálózaton keresztül elérhető szerverekhez illetéktelen személy hozzáférjen.
Manuális kezelésű adatok
A manuális kezelésű személyes adatok biztonsága érdekében az alábbi intézkedéseket kell foganatosítani:
Tűz- és vagyonvédelem: Az irattári kezelésbe vett iratokat jól zárható, száraz, tűzvédelmi és vagyonvédelmi berendezéssel ellátott helyiségben kell elhelyezni.
Hozzáférés-védelem: A folyamatos aktív kezelésben lévő iratokhoz csak az illetékes ügyintézők férhetnek hozzá.
Archiválás: A jelen Szabályzat különös részében említett adatkezelések iratainak archiválását évente egyszer el kell végezni. Az archivált iratokat a DREAM PLUS 2006 KFT. jelen Szabályzat 3. sz. mellékletében található Iratkezelési szabályzatának megfelelően kell szétválogatni és irattári kezelésbe venni.
7. Adattovábbítás
Adattovábbítás megkeresés alapján
A DREAM PLUS 2006 KFT.-n kívüli harmadik személytől érkező adatközlésre irányuló megkeresés csak akkor teljesíthető, ha az érintett erre előzetesen írásban felhatalmazza a DREAM PLUS 2006 KFT.-t, kivéve, ha a mindenkor hatályos jogszabályok ettől eltérően rendelkeznek.
Mind az érintett hozzájárulásán alapuló, mind a DREAM PLUS 2006 KFT. jogszabályi kötelezettségének teljesítését szolgáló, megkeresés alapján teljesített adatszolgáltatással kapcsolatos tényeket, körülményeket jegyzőkönyv felvételével dokumentálni kell. A jegyzőkönyv az alábbiakat tartalmazza:
- a megkeresést kezdeményező szerv vagy személy megnevezése, hivatalos levelezési címe, telefonszáma;
- az adatkérés célja, rendeltetése;
- az adatkérés jogszabályi alapja, illetve az érintett nyilatkozata;
- az adatkérés időpontja;
- az adatszolgáltatás alapjául szolgáló adatkezelés megnevezése;
- az adatszolgáltatást teljesítő szervezeti egység megnevezése;
- az érintettek köre;
- a kért adatok köre;
- az adattovábbítás módja.
A megkeresésre történő adattovábbításról szóló jegyzőkönyv első példányát az adatkezelés helyén kell őrizni, második példányát pedig a DREAM PLUS 2006 KFT. GA-HR osztálya részére kell továbbítani.
A teljesített adattovábbításról az érintettet minden esetben értesíteni kell a jegyzőkönyv harmadik példányának megküldésével.
Külföldre történő adattovábbítás
Az EGT-államba irányuló adattovábbítást úgy kell tekinteni, mintha Magyarország területén belüli adattovábbításra kerülne sor.
Olyan adatkezelés esetén, amelynél számolni kell az EGT-államokon kívülre irányuló adattovábbítással, az érintettek figyelmét erre a körülményre már az adatok felvétele előtt fel kell hívni. Az érintett írásbeli hozzájárulása nélkül személyes adat EGT-államokon kívülre nem továbbítható, kivéve ha a törvény ezt lehetővé teszi.
Az EGT-államokon kívülre irányuló adattovábbítással kapcsolatos tényeket, körülményeket jegyzőkönyv felvételével dokumentálni kell. A jegyzőkönyv az alábbiakat tartalmazza:
- az adattovábbítás címzettje (megnevezés, hivatalos levelezési cím, telefonszám);
- az adattovábbítás célja, rendeltetése;
- az adattovábbítás jogszabályi alapja, illetve az érintett nyilatkozata;
- az adattovábbítás időpontja;
- az adatszolgáltatást teljesítő szervezeti egység megnevezése;
- az érintettek köre;
- a továbbított adatok köre;
- az adattovábbítás módja.
Az EGT-államokon kívülre irányuló adattovábbításról szóló jegyzőkönyv első példányát az adatkezelés helyén kell őrizni, második példányát pedig a DREAM PLUS 2006 KFT. GA-HR osztály részére kell továbbítani.
A teljesített adattovábbításról az érintettet minden esetben értesíteni kell a jegyzőkönyv harmadik példányának megküldésével egyidejűleg.
Személyes adatok nyilvánosságra hozatala
A DREAM PLUS 2006 KFT., illetve szervezeti egységei által kezelt személyes adatok nyilvánosságra hozatala tilos, kivéve, ha törvény rendeli el. A DREAM PLUS 2006 KFT. működését bemutató - személyes adatokon is alapuló - statisztikai adatok házon belül és megfelelő jogosultsági szintek megléte esetén közölhetők.
8. Az érintett jogai és jogérvényesítési lehetőségei
Az érintett jogai
Az érintett a DREAM PLUS 2006 KFT., annak szervezeti egységei, vagy a jelen Szabályzat 1. sz. mellékletében az adott adatkezelésnél meghatározott egyéb adatkezelők elérhetőségein keresztül:
a) Tájékoztatás kérése
Az érintett kérelmére a DREAM PLUS 2006 KFT., illetve szervezeti egységei tájékoztatást adnak az érintett személyes adatainak kezelésével, továbbításával, feldolgozásával kapcsolatos, az Infotv. 15. § (1) bekezdésben (GDPR 13-14. cikkében) meghatározott körülményekről (azaz pl. arról, hogy a DREAM PLUS 2006 KFT., illetve szervezeti egységei az érintett milyen személyes adatait, milyen jogalapon, milyen adatkezelési cél miatt, milyen forrásból, mennyi ideig kezelik).
Az érintett tájékoztatását a DREAM PLUS 2006 KFT., illetve szervezeti egységei csak az Infotv. 9. § (1) bekezdésében, valamint a 19. §-ban (GDPR 14. cikk (5) bekezdésében, valamint 23. cikkében) meghatározott esetekben tagadhatja meg.
A DREAM PLUS 2006 KFT., illetve szervezeti egységei az érintett erre vonatkozó kérelme esetén 25 (huszonöt) naptári napon belül írásban adják meg az érintettnek a tájékoztatást.
b) A személyes adatok helyesbítése, törlése vagy zárolása
A valóságnak nem megfelelő személyes adatot a DREAM PLUS 2006 KFT., illetve szervezeti egységei helyesbítik, amennyiben a valóságnak megfelelő személyes adat a rendelkezésükre áll.
A személyes adatot a DREAM PLUS 2006 KFT., illetve szervezeti egységei törlik, amennyiben:
Az érintett kérésére, illetve abban az esetben, ha a rendelkezésre álló információk alapján a törlés feltételezhetően sértené az érintett jogos érdekeit, a DREAM PLUS 2006 KFT., illetve szervezeti egységei törlés helyett zárolják a személyes adatokat. Az így zárolt személyes adatok csak addig kezelhetők, ameddig fennáll az az adatkezelési cél vagy ok, amely kizárta a személyes adat törlését.
A személyes adatok helyesbítésével, törlésével, illetve zárolásával kapcsolatos tényeket jegyzőkönyvbe kell venni.
c) Tiltakozás személyes adat kezelése ellen
Az érintett az Infotv. 21. §-ában (GDPR 21. cikkében) meghatározott okokból, így például abban az esetben tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen, ha a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvélemény-kutatás céljára történik.
Ebben az esetben a DREAM PLUS 2006 KFT., illetve szervezeti egységei a kérelem benyújtásától számított 15 (tizenöt) naptári napon belül megvizsgálják a tiltakozást, és a vizsgálat eredményéről az érintettet írásban tájékoztatják.
Ha az érintett a DREAM PLUS 2006 KFT.-nek, illetve szervezeti egységének a döntésével nem ért egyet, illetve, ha a DREAM PLUS 2006 KFT., illetve szervezeti egysége a határidőt elmulasztja, az érintett – a döntés közlésétől, illetve a határidő utolsó napjától számított 30 (harminc) naptári napon belül – bírósághoz fordulhat.
Az érintett a GDPR 20. cikkének megfelelően jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa a DREAM PLUS 2006 KFT. rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt a DREAM PLUS 2006 KFT. akadályozná. Amennyiben ez technikailag megvalósítható, az érintett jogosult arra, hogy kérje a személyes adatok adatkezelők közti közvetlen továbbítását.
b) Bírósági eljárás kezdeményezése
Az érintett jogainak megsértése esetén az Infotv. 22. § (1) bekezdése (GDPR 79. cikke) alapján bírósághoz fordulhat, a bíróság ezen ügyben soron kívül jár el.
A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik.
A per az érintett választása szerint az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt is megindítható (pl. budapesti lakóhely vagy tartózkodási hely esetén a Fővárosi Törvényszék előtt).
A törvényszékek felsorolása és elérhetősége az alábbi linken keresztül tekinthető meg:
9. Ellenőrzés
Az adatvédelemmel kapcsolatos előírások, így különösen jelen Szabályzat rendelkezéseinek betartását az adatkezelést végző szervezeti egységek vezetői folyamatosan ellenőrzik.
A DREAM PLUS 2006 KFT. jelen Szabályzat 5. pontjában kinevezett belső adatvédelmi felelőse (adatvédelmi tisztviselője), valamint a GA-HR osztály vezetője az irat- és adatkezeléssel kapcsolatos szabályzatok, jegyzőkönyvek és a belső adatvédelmi nyilvántartás áttekintésével gondoskodik az adatkezelés törvényes rendjének megtartásáról. Törvénysértés esetén a DREAM PLUS 2006 KFT. képviselője ennek megszüntetésére szólítja fel a DREAM PLUS 2006 KFT.-t, illetve szervezeti egységét.
Az adatbiztonsági rendszabályok és intézkedések megtartását a DREAM PLUS 2006 KFT. képviselője által kinevezett belső ellenőr és egy informatikus munkatárs ellenőrzi.
Az egyes adatkezelések ellenőrzését szükség szerint, de legalább évente egyszer el kell végezni. Az ellenőrzés tapasztalatairól a belső ellenőr írásban tájékoztatja a DREAM PLUS 2006 KFT. képviselőjét.
10. Egyéb rendelkezések
A jelen Szabályzatban foglaltakra az Infotv. (GDPR) rendelkezései az irányadók.
Jelen Szabályzat mindenkor aktuális példánya elektronikusan elérhető a www.hondadream.hu weboldalon.